Note spese, contratti digitali, rentri: vano conservati a norma?

Note spese, contratti digitali, rentri: vano conservati a norma?

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La risposta non lascia spazio a interpretazioni: sì, perché solo la Conservazione Digitale (o altri processi analoghi, ma forse meno accessibili) mantiene ufficialmente intatta la validità legale dei documenti digitali nel tempo. La certezza dell’autenticità e dell’integrità è cruciale per tutti quei documenti, come le Note Spese firmate elettronicamente e i Contratti di compravendita, sui quali possono insorgere contestazioni. E in assenza di un sistema di Conservazione a norma, purtroppo, la documentazione rischia di perdere valore probatorio o di diventare inaccessibile nel momento del bisogno.

Tra le molteplici novità previste dalle normative, possiamo citare anche il nuovo Registro Nazionale per la tracciabilità dei rifiuti (RENTRI), la cui tenuta deve essere effettuata attraverso strumenti digitali o software gestionali (oppure direttamente da sito RENTRI), e riguarda commercianti, produttori di rifiuti pericolosi e consorzi di recupero: soggetti obbligati sia a mantenere il registro, sia a trasmetterne i dati al RENTRI, sia a conservare i registri per 3 anni dalla data dell’ultima registrazione, come previsto dall’’art.  190 del Decreto Legislativo 3 aprile 2006, n. 152 (i registri relativi alle operazioni di smaltimento dei rifiuti in discarica, invece, devono essere conservati a tempo indeterminato).

Quando si decide di gestire in digitale (Note Spese o Contratti o registri obbligati come il RENTRI), è spesso corretto, se non sempre raccomandabile, completare il processo con una soluzione di Conservazione Digitale, che rispetti i requisiti di legge. Tipicamente, quindi, le piattaforme di Conservazione dovrebbero sapersi agilmente integrare nei flussi aziendali, senza rallentarli o richiederne modifiche radicali.

Su questo fronte, TESISQUARE ha sviluppato TDP – Tesi Digital Preservation, che, oltre a coprire le esigenze di Conservazione in modalità compliance con le normative di tutta Europa, beneficia di funzionalità di sicurezza avanzate e controlli automatici, a garanzia di un processo di conservazione completo. Se vuoi saperne di più, puoi scaricare il flyer CONSERVARE A NORMA PER DIGITALIZZARE I PROCESSI

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