DEUTSCHLAND FÜHRT DIE ELEKTRONISCHE RECHNUNG EIN
Basierend auf umfangreicher Erfahrung bei der Einführung der E-Rechnung in Italien, Frankreich und vielen anderen Ländern, kann das Thema elektronische Rechnung auf zwei Arten angegangen werden: Die bewusste und effektive Weise, die Auswirkungen berücksichtigt und Anpassungen in operativen Prozessen vorsieht, oder auf die gängige Art und Weise, bei der die E-Rechnung lediglich als alternative Methode zum „Versenden und Empfangen“ von Rechnungen betrachtet wird. Wir legen großen Wert darauf, unsere Erfahrungen im Bereich „Best Practice“ zu teilen, weil wir glauben, dass diese einen echten Mehrwert schaffen können.
Was bedeutet die elektronische Rechnung für deutsche Unternehmen?
Ab dem 1. Januar 2025 müssen "elektronische Rechnungen" in einem "strukturierten elektronischen Format" gemäß Europäischer Norm 16931 erstellt werden. Das Format erfordert sichere Kommunikationskanäle und ermöglicht dem Empfänger die automatisierte und elektronische Verarbeitung, der in den Rechnungen enthaltenen Informationen. Andere Formate wie beispielsweise PDF-Dateien, die nicht der EN 16931 entsprechen, dürfen nicht mehr verwendet werden, da diese keine "elektronischen Rechnungen im strukturierten Format" darstellen.
Die Pflicht zur Ausstellung und Übermittlung von elektronischen Rechnungen gilt für folgende Vorgänge:
- B2B - Verkäufe von einem Unternehmen an ein anderes Unternehmen (die sogenannten Business-zu-Business-Beziehungen),
- Zwischen Lieferanten und Kunden mit Sitz in Deutschland.
Wie wird die elektronische Rechnung in Deutschland eingeführt?
In Deutschland tritt die elektronische B2B-Rechnung am 1. Januar 2025 im Rahmen der europäischen Initiative ViDA (VAT in the Digital Age) in Kraft. Ziel von ViDA ist es, die Umsatzsteuer in Europa zu modernisieren. Im Einklang mit dem, was in anderen europäischen Staaten (und darüber hinaus) geschieht, wird die Einführung der elektronischen Rechnung somit zu einem sinnvollen und effektiven Schritt. Ein gut eingeführter Prozess kann neben der Effektivität auch signifikante Effizienzgewinne generieren, was sowohl bei kleinen als auch bei großen Unternehmen zu einer wichtigen operativen Einsparung führt.
Die in Deutschland vom Gesetzgeber festgelegten Schritte zur Förderung der Einführung der elektronischen Rechnung sind wie folgt:
- Ab dem 1. Januar 2025 ist jedes deutsche Unternehmen verpflichtet, die notwendigen technischen und organisatorischen Voraussetzungen zu schaffen, um elektronische Rechnungen zu empfangen. Versendern ist erlaubt, Rechnungen als rein strukturierten Datensatz zu versenden, daher sollte es Empfängern möglich sein diese zu empfangen und auszulesen.
- Die Verpflichtung zum Versand von E-Rechnungen ist wie folgt geregelt:
- Im Zeitraum vom 1. Januar 2025 bis zum 31. Dezember 2026 (im Steuerjahr 2025/2026) können Rechnungen weiterhin in herkömmlicher Form (z. B. als Papierrechnung, PDF-Dokument) oder auch als vollwertige elektronische Rechnungen ausgestellt werden. Es wird empfohlen, dass der Aussteller elektronischer Rechnungen sicherstellt, dass der Empfänger diese empfangen und verarbeiten kann. Andernfalls kann auf andere Formate zurückgegriffen werden.
- Zwischen dem 1. Januar 2027 und dem 31. Dezember 2027 dürfen nur kleine und mittlere Unternehmen weiterhin Rechnungen in Papierform oder als PDF-Dokumente ausstellen. Diese Möglichkeit bleibt ausschließlich den Unternehmen vorbehalten, die im Vorjahr einen Gesamtumsatz von 800.000 Euro nicht überschritten haben.
- Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Pflicht zur ausschließlichen Ausstellung und Übermittlung elektronischer Rechnungen für alle B2B-Transaktionen zwischen in Deutschland ansässigen Unternehmen.
Je zeitiger die Umstellung zur Erstellung und zum Empfang elektronischer Rechnungen erfolgt, desto eher können die Vorteile von Effektivität und Effizienz genutzt werden. Darüber hinaus haben Erfahrungen aus Italien und anderen europäischen Ländern gezeigt, dass in der Praxis zahlreiche weitere Gelegenheiten zur Verbesserung betrieblicher Prozesse, und anderen Digitalisierungsdynamiken entstehen, die teilweise durch gesetzliche Vorschriften unterstützt, überschnitten und verstärken werden. Ein Thema ist z.B. e-CMR (der digitale Frachtbrief) zur Unterstützung der Logistikprozesse im Rahmen der bedeutenden und tiefgreifenden digitalen Entwicklung der Zollprozesse in der Europäischen Union.
Welchen "technologischen Ansatz" sollte man bevorzugen?
Es gibt zwei vorherrschende "Ansätze" in Bezug auf technologische Entscheidungen für den Versand und Empfang von elektronischen Rechnungen:
- ERP-zentrierter Ansatz – Grundlage hier ist, dass der Empfang und Versand von elektronischen Rechnungen direkt über die Buchhaltungssoftware oder das ERP-System erfolgt. Dies erfordert die Aktualisierung der Systeme und die Einführung stark vordefinierter Regeln für die Annahme der eingegangenen elektronischen Rechnungen.
- „As-a-Service“-Ansatz – Ausgangspunkt hier ist, dass die Buchhaltungssoftware oder das ERP-System ihre Arbeitsabläufe wie bisher weiterführen können, indem auf einen externen Dienst zurückgegriffen wird, um die Rechnungen zu empfangen, zu integrieren und deren Ausstellung und Empfang sicherzustellen.
In beiden Fällen ist es notwendig, ein weiteres Verfahren (Verwaltungsmethode) für den Empfang, die erste Überprüfung, die Integration der eingegangenen Rechnungen sowie für die Überprüfung und den Versand der auszustellenden Rechnungen zu etablieren.
Tesisquare empfiehlt den interoperablen "As-a-Service"-Ansatz zu bevorzugen, aufgrund des nicht homogenen Rahmenwerks elektronischer Rechnung in Europa. Dies bedeutet, dass das ERP-System weiterhin die Prozesse verwaltet, die es bereits typischerweise bewältigen kann (wie beispielsweise für eingehende Rechnungen: Buchung, Überprüfung und Zahlungsgenehmigung; für ausgehende Rechnungen: Datenerfassung, Erstellung und Verbindung mit Zustellungssystemen). Die Komplexität der Administration unterschiedlicher länderspezifischer Verfahren und Standards wird an eine externe digitale Integrationsplattform (B2B IPAAS) wie "TESI EXTENDED INTEGRATION" übertragen, die in der Lage ist, verschiedene eingehende Kanäle (elektronische Rechnungen, aber auch PDFs oder Papierdokumente) und ausgehende Kanäle (an Unternehmen in Deutschland, Frankreich, Italien, Polen, Rumänien usw.) multikanalfähig zu verwalten.
Zusammengefasst
Der Weg zur Einführung der elektronischen Rechnung in Deutschland ist klar definiert.
Unternehmen, die diesen Prozess frühzeitig angehen, werden in der Lage sein, sich Vorteile in Bezug auf Effizienz und Effektivität, früher als andere, zu sichern.
Profitieren Sie von der Erfahrung eines Unternehmens, das weiß, wie man in vielen Ländern "elektronische Rechnungen" implementiert und ausführt. Ferner ist TESISQUARE® einer der führenden EDI-Anbieter in Europa ist. TESISQUARE® mit einer starken Präsenz in den Bereichen Konsumgüter, Unterhaltungselektronik und Transport, kann ein hervorragender Weg sein, nicht nur Technologie (im "As-a-Service"-Modus), sondern auch Erfahrung zu erwerben, um sowohl einfache als auch komplexe und anspruchsvolle Prozesse der elektronischen Rechnung erfolgreich umzusetzen.
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