Mit dem Wachstumschancengesetz – einem umfassenden Paket zur steuerlichen und administrativen Modernisierung – hat Deutschland seinen Weg zur verpflichtenden elektronischen Rechnung eingeschlagen. Seit dem 1. Januar 2025 sind alle in Deutschland ansässigen Unternehmen verpflichtet, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten: strukturierte, maschinenlesbare Dateien, die von ERP- und Buchhaltungssystemen automatisch verarbeitet werden können – keine bloßen Dokumentenabbilder. Die Pflicht gilt unabhängig von Unternehmensgröße und Branche – Industrie, Dienstleistung, Handel – und erfordert keine Zustimmung des Rechnungsempfängers. Wer seine Systeme noch nicht angepasst hat, ist bereits im Rückstand.
Die Fristen, die wirklich zählen
Am 31. Dezember 2026 endet die Übergangsfrist. Bis dahin ist es technisch noch möglich, Rechnungen in herkömmlicher Form – Papier oder PDF – auszustellen. Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 800.000 € – und das ist keine kleine Gruppe: es handelt sich um knapp 14 % aller Unternehmen, darunter selbstverständlich alle größeren – müssen ab dem 1. Januar 2027 ausschließlich E-Rechnungen ausstellen. Für kleinere Unternehmen verlängert sich die Frist um ein Jahr auf den 1. Januar 2028 – danach gibt es im deutschen B2B-Bereich keine weiteren Ausnahmen.
Zwei Sonderfälle sind gesondert zu betrachten: Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto sind von einem Teil der formalen Anforderungen befreit. Und Unternehmen, die unter die Kleinunternehmerregelung nach §19 UStG fallen – also mangels Überschreitung der gesetzlichen Umsatzschwelle keine Umsatzsteuer ausweisen –, profitieren von spezifischen Ausnahmeregelungen.
Die Standards
Die e-Rechnung muss in einem strukturierten, maschinell lesbaren Format vorliegen, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht. Die in Deutschland hauptsächlich zugelassenen Formate sind XRechnung – eine reine XML-Datei, die für Lieferungen an die öffentliche Verwaltung bereits seit Jahren verpflichtend ist – sowie ZUGFeRD ab Version 2.0.1. Letzteres ist ein hybrides Format: Es kombiniert ein visuell lesbares PDF mit einer eingebetteten, systemverarbeitbaren XML-Datei, wobei gilt, dass bei Abweichungen stets die Daten in der XML maßgeblich sind. Diese werden mit großer Wahrscheinlichkeit die am häufigsten verwendeten Formate sein, es können jedoch auch andere Formate eingesetzt werden, sofern sie EN 16931 - konform sind. Darüber hinaus ist ZUGFeRD – das sei ausdrücklich erwähnt – kein einheitliches Format, sondern eine Profilfamilie mit zunehmend vollständigeren Datenstufen.
Die Profile MINIMUM und BASIC-WL – die „leichtesten" Stufen, ursprünglich für interne Buchhaltungszwecke konzipiert – enthalten zu wenige Pflichtfelder, um die steuerlichen Anforderungen des § 14 UStG zu erfüllen, und sind daher für e-Rechnungen nicht zugelassen. Nur Profile, die dem Datenniveau von EN 16931 entsprechen oder darüber hinausgehen, gewährleisten die Konformität. Letztlich gilt – wie in ganz Europa – dass ein einfaches PDF, auch mit digitaler Signatur, keine elektronische Rechnung darstellt.
Was jetzt zu tun ist
2026 ist kein Jahr des Abwartens – es ist das Jahr, in dem operative Handlungsfähigkeit aufgebaut werden muss. Unternehmen sollten prüfen, ob ihre ERP- und Buchhaltungssysteme den Export und Import der genannten Formate unterstützen, Validierungsprozesse für ein- und ausgehende Rechnungen implementieren und ihre Dokumentenflüsse mit Lieferanten und Kunden entsprechend neu ausrichten.
Ein zentrales Referenzdokument für alle, die sich vertieft mit dem Thema befassen, ist das zweite BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025: In diesem Auslegungsschreiben des Bundesministeriums der Finanzen wurden unter anderem die Archivierungspflichten präzisiert – die originale XML-Datei muss zehn Jahre lang im nativen Format aufbewahrt werden, jederzeit maschinell auswertbar für eine etwaige steuerliche Außenprüfung. Wer das Thema erst 2027 angeht, riskiert, unter erheblichem Zeitdruck erledigen zu müssen, was geordnete Vorbereitung erfordert.
