I 5 requisiti per il governo end-to-end della spesa indiretta

La digitalizzazione degli acquisti indiretti come strumento di supporto al controllo dei costi e dei livelli di servizio delle forniture.

Il governo “end-to-end” della spesa indiretta può essere facilitato dall’implementazione di piattaforme collaborative, che consentano di coinvolgere in modo puntuale e interattivo tutte le strutture, interne ed esterne, di automatizzare la raccolta della domanda di acquisto e la sua approvazione, di formalizzare l’invio dell’ordine e le attività di controllo nel rispetto delle clausole contrattuali in essere e delle policy aziendali, grazie alle funzionalità seguenti:

  • tracciabilità e verifica della conformità del processo e dei contratti;
  • comunicazione multicanale (email, portale e flussi dati), per consentire una collaborazione con clienti interni e fornitori efficace e immediata;
  • approvazione automatizzata basata su sistemi di workflow, che permettono di gestire in modo semplice i processi di emissione, convalida, autorizzazione e firma degli ordini;
  • pubblicazione di KPI e questionari dinamici per facilitare la valutazione dei fornitori, introducendo anche audit di tipo soggettivo attraverso la somministrazione di questionari ai clienti interni;
  • integrazione con il sistema ERP per ridurre le attività manuali.

Tali funzionalità consentono di presidiare l’intero processo di acquisto, garantendo l’acquisizione di beni e servizi in conformità alle specifiche definite dalla richiesta di acquisto e al contempo di aggregare i fabbisogni interni, di rendere più efficiente la ricerca del miglior rapporto prezzo/prestazione, così da raggiungere significative economie di costo e di gestione della spesa.

TESI SCM permette la digitalizzazione del processo di “Procure-to-Pay” della spesa indiretta, sfruttando la propria architettura software modulare, collaborativa e integrata con il sistema ERP aziendale. La soluzione consente di:

  • fornire agli utenti interni strumenti “self-service” per l’emissione della richiesta d’ordine, attraverso portali che consentano di accedere agli shop basati su cataloghi preimpostati, oppure a funzionalità di “free-text order”;
  • abilitare la visibilità dello stato del budget d’acquisto (disponibile, impiegato, consuntivato) attraverso l’accesso a dati di dettaglio e di sintesi, esposti tramite dashboard web based;
  • gestire listini, sia in modalità hosted sulla piattaforma sia in modalità punch-out;
  • supportare il ciclo autorizzativo della spesa attraverso workflow;
  • governare le informazioni secondo una logica “end-to-end”, sincronizzando le transazioni attraverso strumenti di collaborazione multicanale (email, portale web, EDI).

TESI SCM si adatta in modo flessibile alle evoluzioni organizzative dell’azienda, sfruttando le caratteristiche del sistema di workflow, che permette di allineare i processi ai cambiamenti di assetto societario (consorzio/gruppo) e di struttura organizzativa (mappa delle responsabilità di spesa), garantendo sempre l‘integrazione con i sistemi legacy, anche in caso di outsourcing dei sistemi stessi. Consente inoltre di porre le basi per creare le condizioni ottimali per lo sviluppo di sistemi evoluti di contabilità industriale (conto economico di BU e di filiale) e di prodotto.

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