07.06.21: scade il termine per l’attuazione delle nuove linee guida Agid sulla conservazione dei documenti informatici

L’Agenzia per l’Italia Digitale ha emanato, lo scorso 9 settembre 2020, le nuove “Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici”.

Tali indicazioni intervengono aggiornando, migliorando e chiarendo numerosi aspetti della gestione documentale e della conservazione sia per le PA italiane che per i privati; queste nuove linee guida entreranno in vigore, in modo non retroattivo, a partire dal 7 giugno 2021, con l’obiettivo di favorire l’interoperabilità tra Sistemi di Conservazione e accorpare, anche mediante abrogazione di normative precedenti, le regole tecniche attualmente in vigore sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici.

Di seguito una sintesi delle principali novità:

  1. Ridefinizione chiara dei ruoli e delle responsabilità del Responsabile della Conservazione e del Responsabile del servizio di Conservazione:
    • Il responsabile della conservazione definisce e attua le politiche complessive del sistema di conservazione e ne governa la gestione con piena responsabilità ed autonomia.
    • Il ruolo di responsabile della conservazione deve essere svolto da un soggetto interno al titolare dell’oggetto di conservazione o, per i soggetti privati, da un soggetto esterno all’organizzazione, in possesso di idonee competenze giuridiche, informatiche ed archivistiche, purché terzo rispetto al Conservatore (che assume il ruolo di Responsabile del Servizio di Conservazione)
  2. Manuale di Conservazione del Titolare dell’oggetto di conservazione: la redazione del Manuale di Conservazione è a carico del Responsabile della Conservazione (interno o esterno al Titolare della conservazione) e non è mai delegabile al provider di conservazione il quale si occupa di redigere il Manuale del Servizio di conservazione.
  3. Adeguamenti tecnici/tecnologici:
    • Adeguamento per la gestione dei nuovi metadati obbligatori
    • Nuovi standard dei formati ammessi per la conservazione
    • Attestazione di conformità per scansione dei documenti analogici
    • Entrata in vigore dello standard UniSInCRO UNI 11386:2020 per l’interoperabilità tra sistemi 

Il testo normativo è reperibile qui ed è comprensivo anche dei seguenti allegati:

  • Glossario dei termini e degli acronimi;
  • Formati di file e riversamento;
  • Certificazione di processo;
  • Standard e specifiche tecniche;
  • Metadati;
  • Comunicazione tra AOO di Documenti Amministrativi Protocollati.